Réduisez vos coûts d'impression grâce à une gestion optimisée, de bons réglages et des équipements adaptés. Découvrez les meilleures pratiques pour votre PME.
Solutions d'impression : comment réduire ses coûts d'impression
Les coûts d’impression peuvent rapidement devenir un poste de dépense important pour les entreprises. Entre le papier, les consommables, l’entretien et la gestion des équipements, la facture grimpe vite. Heureusement, il existe des solutions simples et efficaces pour optimiser votre parc d’impression et réduire durablement les coûts.
1. Adopter une politique d'impression intelligente
Mettre en place une politique d'impression interne permet de réduire les impressions inutiles et d'encourager les bonnes pratiques au sein de vos équipes.
- Impression par défaut en noir et blanc
- Mode brouillon pour économiser l’encre
- Impression en recto verso automatique
- Restrictions pour certains services (impression couleur, nombre de pages, etc.)
Ce simple réglage permet déjà d’économiser jusqu’à 30% sur les consommables.
2. Choisir le bon matériel pour son entreprise
Le choix de l’équipement influence directement les coûts. Une imprimante inadaptée entraîne une surconsommation de toner, de papier et d'énergie.
| Type d'imprimante | Avantages | Idéal pour |
|---|---|---|
| Laser | Rapide, économique à long terme, fiable | PME avec volumes d’impression élevés |
| Jet d’encre professionnelle | Coût par page réduit, très économe en électricité | Bureaux hybrides & petites équipes |
| Multifonctions intelligentes | Scan, copie, gestion avancée, connectivité cloud | Services administratifs & mobilité |
Une analyse de vos besoins (volume mensuel, couleur/noir et blanc, mobilité) permet de choisir le bon modèle et de réduire considérablement le coût par page.
3. Opter pour le Managed Print Services (MPS)
Les services d'impression managés (MPS) offrent une gestion complète de votre parc :
- Analyse des besoins
- Maintenance préventive
- Approvisionnement automatique des toners
- Suivi des usages et optimisation en continu
Cette approche permet de réduire les coûts jusqu’à 40% tout en optimisant la productivité des collaborateurs.
4. Surveiller et analyser les impressions
Un logiciel de gestion d’impression permet de suivre :
- Le nombre de pages imprimées par service
- La consommation couleur / monochrome
- Les pics d’activités
- Les impressions inutiles ou non autorisées
Grâce à ces données, vous pouvez ajuster votre politique d’impression et éliminer les dépenses superflues.
5. Utiliser des consommables adaptés et optimisés
Les consommables représentent une part importante du coût global. Pour réduire la facture :
- Privilégier les toners haute capacité
- Utiliser des cartouches certifiées
- Éviter les consommables non homologués qui peuvent abîmer l’imprimante
- Mettre en place un système de recyclage
Une bonne gestion des consommables peut représenter plus de 20% d'économies.
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